Trong cuộc sống hiện nay, giao tiếp được xem là một kỹ năng "cần có" ở mỗi người. Dù đó chỉ là những câu nói xã giao với người lạ hoặc cuộc trò chuyện cùng bạn bè, đồng nghiệp ... đặc biệt khi người đối diện là một đối tác kinh doanh. Việc giao tiếp không hiệu quả có thể tạo nên những mối quan hệ tệ hại, thậm chí làm giảm đi 50% sức thuyết phục cũng như hình tượng trong mắt người khác, đem đến cho bạn rất nhiều bất lợi trong cuộc sống và sự nghiệp! Vậy cần có những kỹ năng gì? Phải giao tiếp như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất ? Hôm nay, mình xin chia sẻ series "Kỹ năng giao tiếp" bao gồm nhiều kinh nghiệm nhỏ và những ý tưởng giúp bạn phát triển thành các kỹ năng cần thiết để có những cuộc nói chuyện thành công và hiệu quả nhất.

Hiệu quả trong giao tiếp không phải bắt nguồn từ việc truyền đạt hết nội dung từ một thông điệp nào đó. Điều quan trọng nhất là người đối diện có hiểu những nội dung đó hay không, vì vậy cách chính xác nhất khi truyền đạt một thông tin nào đó, bạn hãy cố gắng diễn giải thật ngắn gọn, mạch lạc nhưng vẫn rõ ràng về nội dung.

Tất nhiên nói thì dễ làm lại khó hơn như vậy! Việc tiếp nhận thông tin cần những sự nỗ lực rất lớn ở cả người gửi và người nhận. Nếu như trong quá trình truyền đạt nội dung bị thay đổi hoặc quá khó khăn để hiểu, điều này sẽ gây ra những hiểu lầm nghiêm trọng, dẫn đến kết quả không mấy tốt đẹp khiến bạn lãng phí công sức cũng như mất đi cơ hội quý giá đó.

Thông thường chúng ta tự tạo ra quá nhiều rào cản trong khi nói chuyện, điều đó rất dễ biến thành những hiểu lầm và nhầm lẫn có hậu quả nghiêm trọng.

1. Biểu đồ quy trình trong giao tiếp:

- Ví dụ minh họa biểu đồ: Mình nói “hello” với một vị khách người nước ngoài tại sân bay Tân Sơn Nhất. Anh ta cười và vẫy tay chào đáp lại.

Trong ví dụ trên: nguồn/người gửi là là mình, nội dung thông điệp là từ “xin chào”, kênh truyền là mặt đối mặt, mã hóa bằng tiếng Anh (”hello”), giải mã là sử dụng tiếng Anh ra tiếng quốc gia của vị khách đó, người nhận là vị khách người nước ngoài, phản hồi là “cười và vẫy tay chào”, hoàn cảnh là sân bay Tân Sơn Nhất.

Để giao tiếp lưu loát và truyền đạt đầy đủ ý tưởng của mình mà không gây hiểu lầm, mục tiêu của bạn là phải giảm thiểu những rắc rối thường gặp tại từng bước trong quy trình, với một thái độ giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn, chính xác, được chuẩn bị kỹ. Hãy cùng xem qua quy trình nhé!.

Như các bạn đã thấy, việc truyền tải thông tin một cách lưu loát với đầy đủ nội dung của mình dẫn đến việc người tiếp nhận thông tin đủ hiểu và không gây ra hiểu lầm. Bạn cần đặt ra những tiêu chuẩn trong khi truyền đạt nội dung, giúp giảm thiểu những yếu tố xấu thường gặp trong quy trình trên.

2. Diễn giải chi tiết quy trình giao tiếp:

- Nguồn/người gửi: Bạn cần xác định rõ mục đích trước khi thực hiện bất kỳ lần giao tiếp nào đó một cách chính xác nhất.

- Thông điệp: Nội dung bạn cần truyền đạt tới người thứ hai, hãy cố gắng nhắm vào nội dung chính của thông điệp.

- Mã hóa: Như đã nói ở #1, "hiệu quả trong giao tiếp không phải bắt nguồn từ việc truyền đạt hết nội dung từ một thông điệp nào đó. Điều quan trọng nhất là người đối diện có hiểu những nội dung đó hay không". Vì vậy đây được xem là giai đoạn khá quan trọng khi tiến hành truyền tải thông điệp, việc chuyển hóa nội dung sang một hình thức khác có thể bằng lời hoặc chữ viết nhưng ở khía cạnh người tiếp nhận có thể "giải mã" và hiểu được nó. Mã hóa thành công phụ thuộc nhiều vào mức độ quan sát của bạn. Rõ ràng ở ví dụ trên, nếu mình sử dụng một thứ tiếng không phổ biến hoặc dùng chính tiếng bản địa để nói thì chắc chắn người đối diện sẽ không thể hiểu được mình đang nói gì!

- Kênh truyền tải: Chúng ta sẽ có hai phương thức truyền tải khác nhau.

- Giải mã: Điều này phụ thuộc vào cả người gửi và người nhận ... vì vậy để người nhận có thể giải mã thông điệp một cách nhanh nhất thì bạn cần rèn luyện khả năng mã hóa rất nhiều.

- Người nhận: Bạn cần xác định rõ mục tiêu sẽ trở thành "người nhận" trong lần giao tiếp đó. Ví dụ bạn hỏi đường một người "không biết đường" thì chắc chắn sẽ chẳng nhận được phản hồi nào đâu!

- Phản hồi: Mỗi người nhận sẽ có cách tiếp nhận thông tin và phản hồi khác nhau. Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quy trình giao tiếp và bạn nên tập trung nhiều vào lúc này bởi đây là điều duy nhất giúp bạn biết thông điệp mà bạn đã được tiếp nhận đúng hay chưa, từ đó có thể truyền đạt lại lần thứ hai cho đúng.

- Hoàn cảnh: Với những chuyên gia giao tiếp, họ cực kỳ để ý tới hoàn cảnh hoặc môi trường xung quanh cuộc nói chuyện!

Như vậy, bạn cần giữ cho thông điệp của mình luôn xuyên suốt trong quá trình truyền đạt tới người nhận. Bắt đầu bằng việc rút gọn nội dung sao cho dễ hiểu nhất, sau đó là diễn đạt thông tin một cách hiệu quả, không quá nhanh và cũng không quá chậm. Cuối cùng là hiểu rõ hoàn cảnh, môi trường xung quanh cuộc nói chuyện.